Solution GED : Pourquoi mettre en place un logiciel de gestion électronique des documents dans votre entreprise ?

Qu’est-ce qu’un logiciel GED ?

Un logiciel GED (gestion électronique des documents) est une solution informatique permettant à votre entreprise de centraliser et partager facilement et en toute sécurité l’ensemble de vos documents numériques (mail, document Word…) et papier (courrier, facture, planning…). De plus, vous pouvez stocker/archiver l’ensemble des documents de votre entreprise. Elle aide à indexer les documents, mais permet surtout de les numériser, remplaçant ainsi le volume de papier.

Grâce à ce procédé informatisé, il vous est possible de gérer les sources d’informations et les documents d’une entreprise. Avec le logiciel GEDil vous est possible de réceptionner, enregistrer, classer, sauvegarder, diffuser, partager, rechercher et archiver les différents documents via l’interface.

Solution GED : Les principales fonctionnalités du logiciel de gestion électronique des documents

Avec la solution GED, vous disposez de différentes fonctionnalités telles que :

  • L’acquisition qui vous permet de récupérer tous types de documents papiers ou électroniques (bon de commande, facture, email, base de données, etc.). Vous pourrez numériser en grande quantité des documents papiers et si cela est nécessaire, les indexer automatiquement grâce aux code-barres, support des principaux scanners du marché.
  • Le traitement de vos documents qui vous permet de gérer le cycle de vie des documents afin de suivre un dossier. Cela permet par exemple le suivi du circuit de traitement d’une demande de facture jusqu’à sa validation.
  • La diffusion de vos documents depuis la solution de GED, sous forme papier ou dématérialisée, auprès de vos clients externes ou auprès de vos collaborateurs internes. Vos listes de diffusion sont personnalisables.
  • Le classement rapide et efficace grâce au logiciel de gestion documentaire via l’indexation des contenus et les recherches personnalisables. Vos documents sont classés et indexés par attribut vous facilitant le temps de recherche, un portail d’accès personnalisé vous est fourni, la recherche par mots-clés vous est aussi possible.
  • L’archivage de vos documents directement dans la GED est également parfois possible.

La préoccupation principale des entreprises avec une GED est la sécurisation des données. La GED répond parfaitement à cette question, le niveau de sécurité est un élément sur lequel il faut être intransigeant. Il s’agit du critère principal pour choisir votre solution GED : si le moindre problème arrive, les dommages peuvent être très importants. Vérifier qu’il est possible de bloquer même en mode lecture les documents et qu’il soit possible d’avoir une traçabilité des interventions sur l’ensemble des documents traités. Mettez toutes les chances de votre côté pour réussir votre transformation numérique avec Digituse.

Solution GED : La pérennité de votre logiciel GED sur le long terme

La pérennité de votre logiciel GED est importante !  Votre éditeur doit être de confiance pour pouvoir assurer la pérennité du logiciel. Il doit aussi pouvoir assurer des mises à jour régulières du logiciel afin de suivre les usages qui évoluent rapidement. Choisissez une solution fiable qui a déjà fait ses preuves, vous assurant ainsi une sécurité. Il est nécessaire de se renseigner également sur la possibilité de migrer. Si les besoins de votre entreprise évoluent, vous devrez alors déplacer l’ensemble de vos données vers une nouvelle solution.

Chez Digituse, spécialiste dans la transformation numérique, nous vous accompagnons dans le choix de votre solution GED afin de vous trouver la solution la plus adaptée à vos besoins.

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